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6 erros que não podem ser cometidos em e-mails de trabalho

shutterstock_74305498Escrever e-mails sempre pareceu uma tarefa muito simples, onde digitar o nome do seu destinatário, escrever a mensagem e apertar o botão “enviar” e etá pronto.

Mas, ao longo desse processo aparentemente fácil, estão escondidas diversos desafios. De início, o erro pode estar na própria escolha do e-mail como meio de comunicação. Para ver qual é o melhor meio para se comunicar com o seu destinatário, precisa de uma análise prévia.

Uma das principais reclamações dos CEOs de empresas de todos os portes é justamente contra profissionais que usam o correio eletrônico fora de contexto, diz ao site da revista Inc. a especialista em etiqueta corporativa Sandra Lamb, autora do livro “Writing Well for Business Success”.

De acordo com os executivos ouvidos pela autora, muita gente falha ao ignorar alternativas superiores ao e-mail em algumas situações de trabalho  – como uma ligação telefônica ou o bom e velho encontro pessoal.

Essa facilidade de enviar mensagens pela internet, ainda traz outro problema para os donos das empresas: funcionários que enviam muitas mensagens sem importância, enchendo a caixa de entrada de colegas e chefes com essas mensagens desnecessárias.

Aqui vão 6 erros que você deve ficar atento na hora de escolher o e-mail como meio de comunicação:

  1. Escrever uma frase inadequada no campo “assunto”

O tradicional ditado “Nunca julgue um livro pela sua capa” não se aplica à realidade dos e-mails. O assunto da mensagem conta, e muito, para determinar se ele será aberto ou não.

  1. Classificar todas as suas mensagens como “urgentes”

É importante caprichar no assunto para ser lido, mas não vale tudo para chamar a atenção: letras em caixa alta, por exemplo, podem irritar o outro.

  1. Fazer confusão com as opções “Responder a todos”, “Com cópia” e “Com cópia oculta”

Uma receita infalível para passar vexame é não prestar atenção suficiente ao campo de destinatários da sua mensagem. De acordo com Lamb, esta é uma das queixas mais frequentes dos CEOS a respeito do assunto.

  1. Desrespeitar as políticas internas do empregador

Em algumas empresas, existem protocolos pré-definidos para a troca de e-mails corporativos. É preciso respeitar políticas sobre o compartilhamento de informações com pessoas de dentro e fora da organização, por exemplo.

  1. Ignorar riscos jurídicos

Mandou um e-mail e se arrependeu depois? Não adianta apagar o item da sua caixa de e-mails enviados: tudo que você manda fica registrado, no mínimo, no servidor dos seus destinatários.

  1. Descuidar da redação

Erros de português são bastante comuns na comunicação corporativa, e precisam ser evitados a todo o custo. Mas você não deve se preocupar exclusivamente com a gramática: a estrutura do seu texto também merece atenção.

E-mails confusos e mal escritos podem acabar com o humor do seu destinatário. Para não sacrificar o tempo (e a paciência) do outro, a dica é buscar dizer o máximo com o mínimo – e não deixar de fazer uma boa revisão antes do envio.

Fonte: Revista Exame.com